Specifica il numero di utenti che possono accedere al software e che sono inclusi nel prezzo di acquisto per ciascuna versione. Il sistema consente in qualsiasi momento di acquistare utenti aggiuntivi nel numero necessario a soddisfare le proprie esigenze. I profili degli utenti e i relativi permessi per agire all'interno del software sono gestiti dall'amministratore e possono essere modificati al bisogno.

Specifica il numero massimo di soggetti coinvolti nel trattamento di dati personali (che ricoprono uno dei ruoli attivi previsti dalla normativa: titolari, responsabili, rappresentanti, DPO, soggetti autorizzati) gestibili dalla versione specificata di Privacy Evo. Possono essere dipendenti dell'attività oppure soggetti esterni incaricati come Responsabili del trattamento e DPO.

Specifica il numero massimo di trattamenti che è possibile gestire dalla versione specificata di Privacy Evo. Secondo l'articolo 4 del GDPR un trattamento consiste in: "qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione".

Offre la possibilità di generare automaticamente le lettere di incarico (e le lettere di revoca) per tutti i ruoli previsti dal Regolamento UE 2016/679 a partire dai dati inseriti nell'applicazione. Per una completa personalizzazione, i documenti generati automaticamente possono comunque essere editati in seguito per apportare le modifiche desiderate.

Consente la generazione automatica delle informative agli interessati. Sono generati tutti i tipi di informativa previsti dal Regolamento UE 2016/679.

Offre la possibilità di generare automaticamente le richieste di consenso da somministrare agli interessati, secondo i tipi previsti dal Regolamento UE 2016/679. L'applicazione gestisce la raccolta del consenso da minori e da minori di 16 anni nel caso di trattamenti connessi all'offerta di servizi della società dell'informazione. Sono inoltre gestite le raccolte di consenso prestate o autorizzate dal titolare della responsabilità genitoriale.

Permette di generare tutti i documenti delle diverse tipologie previste dall'applicazione, fino alla completa occupazione dello spazio cloud di archiviazione disponibile e quindi in numero diverso a seconda della versione del servizio e dell'eventuale spazio di archiviazione aggiuntivo acquistato successivamente.

Consente la generazione automatica dei registri del trattamento del Titolare e del Responsabile, e ove necessario dei loro Rappresentanti, secondo le prescrizioni del Regolamento UE 2016/679.

Consente la modifica, secondo la più ampia discrezionalità, di tutte le tabelle presenti nell'applicazione e che contengono le informazioni necessarie per la completa definizione dei trattamenti di dati personali e di tutte le operazioni di gestione degli adempimenti normativi ad essi collegate.

Offre la possibilità di modificare o creare ex-novo i modelli di documento che costituiscono le strutture alla base della generazione dei rispettivi documenti nelle diverse sezioni dell'applicazione, secondo le esigenze specifiche dei soggetti coinvolti nella gestione del trattamento.

Offre la possibilità di effettuare l'analisi dei rischi per trattamento secondo le specifiche della norma ISO 27001 offrendo la più ampia flessibilità per tenere conto dei trattamenti coinvolti, delle minacce e delle vulnerabilità. L'utilità disponibile comprende il piano di trattamento del rischio per l'individuazione e la gestione delle contromisure ritenute necessarie a contenere il livello di rischio entro limiti accettabili.

Offre la possibilità di tenere conto degli obblighi specifici connessi con i ruoli di Titolare del trattamento e di Responsabile del trattamento secondo le specifiche della norma ISO 27701. L'utilità disponibile comprende il piano di trattamento del rischio per l'individuazione e la gestione delle contromisure ritenute necessarie a contenere il livello di rischio entro limiti accettabili.

Offre la possibilità di effettuare l'analisi dei rischi per trattamento secondo le specifiche ENISA offrendo la più ampia flessibilità per tenere conto dei trattamenti coinvolti, delle minacce e delle vulnerabilità. L'utilità disponibile comprende il piano di trattamento complessivo del rischio composto dalle azioni indicate dalla procedura per l'attuazione delle contromisure ritenute necessarie a contenere il livello di rischio entro limiti accettabili.

Permette di effettuare il salvataggio dei documenti generati dall'applicazione e presenti nella struttura ad albero visualizzabile nel programma, dei file allegati e delle documentazione esterna inserita nel progetto nello spazio di archiviazione cloud compreso inizialmente con la relativa versione della licenza o acquistato in seguito anche a più riprese.

Data Protection Impact Assessment (DPIA): la valutazione di impatto sulla protezione dei dati è prevista dal Regolamento UE 2016/679 e l'applicazione Privacy Evo consente di effettuarla secondo la procedura della CNIL direttamente nell'ambiente di lavoro con l'ausilio di procedure di acquisizione automatica delle informazioni necessarie.

Il modulo è dedicato alla gestione degli adempimenti relativi alla formazione specifica del personale sulla protezione dei dati personali. Il modulo consente di gestire eventi e corsi di formazione interni, esterni ed esterni con segreteria organizzativa interna. Per eventi e corsi interni all'attività è gestita la composizione degli attestati di partecipazione e, ove prevista, di superamento della prova conclusiva.

Il modulo consente di gestire dati del progetto e documenti in tutte le 24 lingue ufficiali dell'Unione Europea (più lussemburghese, norvegese e islandese). L'interfaccia utente del software è attualmente disponibile in lingua italiana e inglese.

Il modulo utilizza il servizio di traduzione automatica di Google LLC e necessita come requisito l'attivazione del modulo multilingue. Permette di tradurre automaticamente dati e documenti da e verso tutte le 24 lingue ufficiali dell'Unione Europea (più lussemburghese, norvegese e islandese).

L'opzione consente di spostare il database contenente il progetto Privacy Evo dalla posizione locale a quella cloud e viceversa, in completa autonomia secondo le necessità e senza intervento di terze parti. Lo spostamento verso la posizione cloud è subordinato alla disponibilità di slot liberi per accogliere i progetti.

Il pacchetto di modelli comprende frontespizi e stili di documento da utilizzare e incorporare nei modelli utilizzati per la produzione documentale. Il pacchetto amplia le possibilità di scelta dei modelli di documento disponibili per tutte le versioni del software.

Gli utenti aggiuntivi rispetto a quelli inclusi nelle versioni del software possono essere acquistati secondo necessità e in qualsiasi momento anche direttamente dall'applicazione se le impostazioni di configurazione ne consentono la comunicazione verso l'esterno. Gli utenti aggiuntivi hanno le stesse caratteristiche di quelli inclusi nelle rispettive versioni del software e possono essere gestiti dall'amministratore per assegnare ruoli e permessi.

Gli utenti esterni richiedono l'opzione cloud, sono utilizzabili per consentire l'accesso al singolo progetto e possono essere acquistati secondo necessità e in qualsiasi momento anche direttamente dall'applicazione se le impostazioni di configurazione ne consentono la comunicazione verso l'esterno. Gli utenti esterni hanno le stesse caratteristiche di quelli inclusi nelle rispettive versioni del software e possono essere gestiti dall'amministratore per assegnare ruoli e permessi.

Lo spazio di archiviazione aggiuntivo può essere acquistato per contenere dati e allegati nel caso in cui lo spazio incluso con le versioni del software sia esaurito. Può essere acquistato a blocchi da 1 GB secondo necessità e in qualsiasi momento anche direttamente dall'applicazione se le impostazioni di configurazione ne consentono la comunicazione verso l'esterno.

La funzione di conservazione documentale a norma consente di archiviare sia i documenti prodotti con Privacy Evo che quelli esterni caricati nel progetto. È possibile così avere certificata l'immodificabilità dei documenti posti in conservazione e la data certa in cui questa è avvenuta. Potenti funzioni di generazione automatica dei metadati contenuti nei documenti da porre in conservazione e funzioni di ricerca avanzate permettono all'utente di trovare ed estrarre i documenti in conservazione sostitutiva e relativi ai progetti gestiti.

La funzione di accettazione remota dei documenti permette di sostituire la firma fisica sul documento cartaceo da parte dei destinatari in tutte le occasioni che prevedano la certificazione della consegna. È possibile inviare in modo massivo documenti a un elenco di destinatari e seguirne il recapito. Per documenti generati nel servizio il sistema propone l'elenco dei destinatari sulla base delle informazioni inserite nel progetto. Sono gestiti i casi di mancata consegna e il re-invio del documento anche a singoli destinatari.

L'Intelligenza Artificiale (GènIA) integrata nel servizio fornisce all'utente un supporto su più livelli: dalla generazione di testo descrittivo, alla fornitura di insiemi di informaizoni strutturate, dalla ricerca di basi normative a funzioni molto più complesse. Tra queste ultime sono di rilievo: l'analisi globale di una attività e la conseguente costruzione dell'intero progetto privacy, l'esecuzione di analisi dei rischi secondo standard ISO 27000, l'esecuzione di DPIA, l'individuazione di singoli trattamenti da un termine o dalla descrizione sommaria.