Affinché la condivisione dei dati personali sia considerata equa e lecita è necessario spiegare agli interessati come si utilizzeranno i dati personali raccolti e con chi saranno condivisi. In tali contesti di condivisione dei dati è importante spiegare:

• chi sei.
• perché hai intenzione di condividere i dati personali.
• con chi li condividerai (potrebbero essere organizzazioni specifiche o categorie).

Dovresti fornire ulteriori informazioni se la natura della condivisione è tale che alcuni aspetti di essa non rientrano in modo sufficiente nelle ragionevoli aspettative dell'interessato circa l'utilizzo dei propri dati personali.

Dovresti:

• disporre di una politica di condivisione adeguata che stabilisca quando è opportuno condividere o divulgare i dati.
• assicurarti che la politica e le procedure di condivisione stabiliscano i metodi utilizzati dal personale perchè la condivisione sia legale, come viene mantenuta l'accuratezza dei dati e quali misure di sicurezza sono messe in atto prima di qualsiasi condivisione di informazioni.
• specificare nella tua politica di condivisione come sarà raggiunta la conformità a questi requisiti.
• comunicare l'architettura della tua politica di condivisione a tutto il personale.

Dovresti:

• erogare una formazione adeguata su base continuativa per il personale che prende regolarmente decisioni sulla condivisione dei dati personali con terzi.
• verificare che il personale con responsabilità specifiche per la gestione o il controllo dei processi di condivisione completi una formazione adeguata per ricoprire il proprio ruolo.
• mantenere la consapevolezza del personale attraverso materiali quali poster, e-mail, aggiornamenti intranet o contenuti di condivisione dei dati nelle newsletter.

Dovresti:

• stabilire il criterio di liceità per ciascuna condivisione di dati personali.
• mantenere un registro di tutte le decisioni relative alla condivisione dei dati personali.
• esaminare tale registro regolarmente per assicurarti che le tue decisioni siano fondate e conformi. Ciò consente inoltre di identificare i settori in cui si condividono abitualmente grandi quantità di dati.
• se si condividono dati in modo continuativo, attuare adeguati accordi di condivisione con tutte le terze parti, rivederli regolarmente e tenerne traccia in un registro degli accordi di condivisione.

Dovresti:

• completare una DPIA prima di stipulare un accordo di condivisione dei dati per garantire che la tua azienda possa lecitamente condividere le informazioni e che tale condivisione sia conforme ai requisiti della legislazione sulla protezione dei dati.
• rivedere regolarmente l'accordo di condivisione dei dati per assicurarti che rifletta ancora le reali esigenze della tua azienda e sia conforme alla legislazione sulla protezione dei dati. Tali revisioni dovrebbero stabilire se sono ancora necessari i dati per soddisfare gli scopi per cui li si condivide e se l'accordo riflette le attuali disposizioni sulla condivisionendati.

Devi trattare i dati personali in modo equo e lecito. Affinché il trattamento sia considerato equo è necessario spiegare agli interessati come saranno utilizzati i loro dati personali e con chi saranno condivisi. Dovresti includere queste informazioni nella tua informativa sulla privacy, in cui è necessario spiegare chiaramente i motivi per cui si stanno utilizzando i dati includendo quelli che comportano la loro condivisione o divulgazione.

La tua azienda dovrebbe disporre di adeguate misure tecniche e organizzative per proteggere i dati personali che condividi. È quindi importante stabilire e garantire la conformità ai livelli di sicurezza concordati quando si condividono i dati personali. Consulta il nostro test di autovalutazione sulla sicurezza delle informazioni per suggerimenti e consigli su come migliorare la sicurezza dei dati personali in tuo possesso.

Inoltre, quando si trasferiscono dati tra organizzazioni, dovresti adottare le misure appropriate per garantirne la sicurezza durante il trasporto. Ciò può includere l'uso della crittografia su e-mail, del protocollo di trasferimento file sicuro (SFTP) o di una rete privata virtuale (VPN) per i dati digitali. Allo stesso modo dovresti avere una sicurezza equivalente per i documenti cartacei in transito. I controlli potrebbero includere l'uso di un corriere affidabile o altri tipi sicuri di spedizione, contenitori chiusi a chiave o imballaggi a prova di manomissione.

Dovresti:

• attuare una procedura documentata per gestire le richieste di dati personali in modo efficiente e conforme alla legislazione sulla protezione dei dati.
• assicurarti che la direzione abbia approvato e reso prontamente disponibile al personale tale procedura.

Dovresti:

• erogare un'adeguata formazione iniziale al momento o immediatamente dopo la nomina.
• assicurarti che tutto il personale riceva aggiornamenti della formazione a intervalli regolari per mantenere adeguati livelli di consapevolezza.
• utilizzare materiali di sensibilizzazione come poster, e-mail, aggiornamenti intranet, newsletter.
• impartire una formazione adeguata al personale con responsabilità specifiche per l'elaborazione, la registrazione o la supervisione delle risposte alle richieste di dati personali per consentire di svolgere efficacemente il proprio ruolo.

Dovresti:

• rivedere periodicamente la procedura stabilita e, se del caso, aggiornarla per assicurarti che rimanga adeguata e pertinente.
• mettere in atto meccanismi per il controllo e l'analisi regolare delle misure di prestazione concordate e applicare eventuali raccomandazioni o insegnamenti appresi.
• valutare l'opportunità di conservare i documenti relativi alle attività svolte: note di gestione, indicatori di prestazione, verbali di riunioni, e-mail, ecc.