Un regolamento ti aiuterà a utilizzare il sistema di videosorveglianza (o TVCC) in modo coerente. Il regolamento dovrebbe indicare gli scopi per i quali si sta utilizzando la videosorveglianza e il modo in cui verranno gestite le informazioni raccolte, comprese le indicazioni sulla loro divulgazione e registrazione. È buona norma assegnare la responsabilità operativa del sistema di videosorveglianza a personale qualificato. Questi dovrebbero garantire che la tua azienda stabilisca standard, abbia procedure e che il sistema rispetti gli obblighi normativi inclusi i diritti di accesso degli interessati.

Devi essere consapevole del fatto che gli interessati hanno il diritto di chiedere copia della propria immagine e preparato a gestire tali richieste. Questo diritto vale sia per il personale che per i clienti.

Elabora un regolamento chiaro che ti aiuti a gestire le richieste in modo efficace. Le richieste possono essere avanzate verbalmente o per iscritto, quindi il tuo regolamento dovrebbe includere le procedure per accogliere qualsiasi richiesta ricevuta verbalmente.

Devi fornire le informazioni senza indugio e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta.

Un interessato non dovrebbe avere maggiori difficoltà a richiedere i propri dati quando si tratta di un'immagine rispetto a un documento cartaceo o un file digitale. Fornire tempestivamente informazioni è importante, in particolare se si è stabilito un periodo di conservazione la cui durata è in conflitto con il periodo di risposta stabilito dalla normativa. In tali circostanze è buona norma sospendere la cancellazione delle informazioni.

Quando si gestiscono le richieste di dati personali degli interessati, dovresti valutare attentamente i dati di terze parti, proprio come faresti se fossero menzionate in un documento cartaceo o in un file digitale oggetto di una richiesta.

Mantenere un registro accurato delle richieste di accesso che ricevi e di come le gestisci ti aiuterà a gestirle meglio e ad affrontare eventuali contestazioni sul modo in cui le hai gestite.

Non dovresti fornire immagini a terzi diversi dalle forze dell'ordine per assisterle nell'individuazione o prevenzione di un crimine. Dovresti disporre di una procedura per consentirti di farlo il più rapidamente possibile.

Informa tutto il personale interessato del regolamento e delle procedure esistenti riguardo il sistema di videosorveglianza e formalo laddove necessario. Per esempio:

• tutto il personale autorizzato ad accedere alle telecamere deve avere familiarità con il sistema e con le procedure di visione ed estrazione del filmato, se necessario.
• tutto il personale dovrebbe avere familiarità con le procedure per la raccolta e la gestione delle richieste di dati personali.
• tutto il personale dovrebbe conoscere le sanzioni disciplinari previste per l'uso improprio delle telecamere.
• laddove il ruolo di un membro del personale includa esplicitamente il monitoraggio della TVCC, ad esempio una guardia di sicurezza, assicurarti di soddisfare e documentare standard di formazione appropriati.

Dovresti conservare i dati per il tempo minimo necessario al loro scopo e smaltirli in modo appropriato quando non sono più necessari. Il periodo di conservazione non dovrebbe basarsi unicamente sulla capacità di archiviazione del sistema, ma riflettere quanto tempo sono realmente necessari i dati.

Potrebbe essere necessario conservare le informazioni per un periodo più lungo, se un organo di polizia sta indagando su un crimine e ti chiede di conservarle, per dare agli inquirenti l'opportunità di visualizzare le informazioni come parte di un'indagine in corso.

Dovresti eliminare i dati quando non è necessario conservarli oltre, ad esempio se non raggiungi l'obiettivo per il quale li stai raccogliendo e conservando.

È necessario realizzare controlli tra cui:

• documentare la tua politica di conservazione delle informazioni per i dati raccolti dal sistema di videosorveglianza e assicurarti che sia compresa da coloro che gestiscono il sistema.
• attuare misure per garantire la cancellazione definitiva dei dati attraverso metodi sicuri al termine del periodo di conservazione.
• eseguire controlli sistematici per assicurarti di rispettare effettivamente il periodo di conservazione. Inoltre, periodi di conservazione molto lunghi possono influire sulla qualità del filmato ripreso con le moderne telecamere che registrano le immagini su dischi rigidi.

Dovresti scegliere un sistema che produca immagini nitide e di alta qualità che le forze dell'ordine possono utilizzare per le indagini.

Un modo per raggiungere questo obiettivo è collocare le telecamere a circuito chiuso (TVCC) nella posizione migliore possibile. Ad esempio, fai attenzione alla crescita di alberi e piante o ad altri ostacoli che potrebbero interferire con la visuale delle telecamere.

Dovresti inoltre eseguire controlli regolari per assicurarti che il sistema continui a produrre immagini di alta qualità. Assicurati che le impostazioni del sistema non compromettano la qualità. Ad esempio, su un sistema digitale assicurati che il ciclo di sovrascrittura non sia troppo lungo, perché il sistema modifica autonomamente la risoluzione degradando la qualità dei filmati per garantire il rispetto del tempo di registrazione impostato.

Devi proteggere sufficientemente tutte le informazioni per garantire che non cadano nelle mani sbagliate.

Una scarsa sicurezza può portare alla visualizzazione delle riprese effettuate dalle telecamere da parte di criminali o al controllo remoto da parte loro per un utilizzo in botnet (rete di computer o altri dispositivi infettati da software dannoso e controllati esternamente nel loro insieme a insaputa dei legittimi proprietari).

Le precauzioni di sicurezza dovrebbero includere la sicurezza tecnica, organizzativa e fisica. Dovresti:

• proteggere i sistemi di trasmissione wireless dalle intercettazioni.
• limitare la possibilità di visualizzare o eseguire copie dei dati al solo personale autorizzato.
• individuare e destinare un luogo sicuro per archiviare le riprese.
• formare il personale sulle procedure di sicurezza e informarlo sulle sanzioni previste per l'abuso del sistema di videosorveglianza.
• stabilire controlli appropriati se il sistema è collegato o reso disponibile attraverso una rete di computer. Le telecamere di rete, dotate di protocollo Internet (IP), devono essere protette da firewall e apparati router e le password predefinite devono essere modificate.
• applicare tempestivamente eventuali aggiornamenti software, in particolare aggiornamenti di sicurezza, pubblicati dal produttore dell'apparecchiatura. I produttori di telecamere di rete, dotate di IP, pubblicano avvisi di sicurezza e correzioni ai problemi di sicurezza e gli utilizzatori dovrebbero sempre mantenerli aggiornati applicando le patches analogamente alle loro altre apparecchiature informatiche.
• proteggere le riprese registrate dalle telecamere a circuito chiuso (TVCC), sia nastri magnetici che dischi rigidi, dall'accesso di qualsiasi persona non autorizzata, indipendentemente che si tratti di un membro del personale non autorizzato o di un estraneo all'azienda.
• conservare tutti i dati raccolti in modo sicuro, ad esempio utilizzando la crittografia o un altro metodo appropriato per limitare l'accesso alle informazioni.

Dovresti mostrare avvisi che indicano che il sistema di videosorveglianza (TVCC) è in funzione. Laddove non sia ovvio chi sia responsabile del sistema, è necessario assicurarti che ci siano dettagli di contatto visualizzati sui segnali.

Dovresti collocare segnali della giusta dimensione e posizione in modo tale che chiunque sia consapevole di essere osservato e riceva il maggior numero di avvertenze possibile. Tale trasparenza può anche avere un effetto dissuasivo in sé.

Dovresti fornire una descrizione sommaria circa l'uso del sistema di videosorveglianza (CCTV) e i suoi scopi sul tuo sito web, ove applicabile.