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Informazioni minime da fornire a GénIA
Se hai poco tempo, assicurati almeno di inserire queste informazioni: sono la base per generare un progetto GDPR coerente.
- Denominazione, forma giuridica, sede legale e P.IVA/CF
- Sedi operative (se presenti) e principali reparti/ambienti
- Attività che comportano trattamenti (es. personale, clienti, marketing, videosorveglianza)
- Ruoli e soggetti coinvolti (titolare, referenti, autorizzati, responsabili esterni)
- Modalità e strumenti di trattamento (cartaceo/elettronico, gestionali, email, archivi)
- Misure di sicurezza principali (tecniche, fisiche, organizzative)
Beneficio immediato
Una descrizione accurata consente a Privacy Evo di strutturare correttamente sedi, ruoli, trattamenti e misure di sicurezza,
riducendo attività manuali e rischi di incoerenza.
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Identità dell’organizzazione
Serve a identificare correttamente il Titolare del trattamento e ad associare i trattamenti all’organizzazione giusta.
- Denominazione sociale completa
- Sede legale e sedi operative
- Codice fiscale e Partita IVA
- Legale rappresentante
- Sito web, contatti (telefono, email, PEC)
Esempio:
ALPHATECH SERVICES S.R.L., con sede legale e operativa in Via Innovazione 25 – 20100 Milano,
P. IVA 01234567890. Amministratore unico e legale rappresentante Luca Bianchi.
Url sito aziendale: alphatechsrl.it
PEC: alphatechsrl@pec.it
Tel./Fax: 02.345577889/99
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Sedi, strutture e ambienti di lavoro
Aiuta Privacy Evo ad associare trattamenti alle sedi fisiche e a valutare misure di sicurezza fisiche/logistiche.
- Tipologia sedi (sede legale, sedi secondarie)
- Uffici e reparti presenti
- Aree pubbliche e aree riservate
- Presenza di archivi, sala server, reception, ecc.
Esempio:
La sede aziendale comprende uffici amministrativi, area commerciale, uffici direzionali, archivio cartaceo protetto,
sala server e area reception.
È presente una sede operativa decentrata in Corso Magenta 34 – 20100 Milano.
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Attività aziendali e processi operativi
Le attività consentono a Privacy Evo di generare automaticamente i trattamenti e il Registro dei Trattamenti.
- Elenca tutte le attività con dati personali (anche per conto terzi)
- Indica se fai marketing B2B, HR, customer care, videosorveglianza, ecc.
- Specifica servizi/produzione/canali quando rilevanti
Esempio:
- servizi IT e assistenza tecnica
- gestione amministrativa e contabile
- gestione del personale
- attività commerciali e marketing B2B
- supporto operativo a società clienti
- videosorveglianza
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Ruoli privacy e soggetti coinvolti
Permette di predisporre automaticamente nomine, responsabilità e autorizzazioni.
- Titolare del trattamento
- Referenti privacy (se presenti)
- Persone autorizzate (mansioni, permessi, gerarchia)
- Responsabili esterni (dati identificativi e trattamenti affidati)
- Se l’organizzazione è Responsabile per terzi: chi conferisce la nomina e per quali trattamenti
Esempio (estratto):
Titolare: ALPHATECH SERVICES S.R.L.
Referente privacy: Giuseppe Neri (nominato dal titolare).
Autorizzati: addetti amministrativi, tecnici IT, addetti commerciali (permessi e trattamenti associati).
Responsabili esterni: consulente del lavoro, commercialista, provider cloud.
Il Titolare è nominato Responsabile da TechService Srl e ABCService Srl per “servizi IT e assistenza tecnica”.
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Modalità di trattamento dei dati
Serve a dettagliare le modalità operative dei trattamenti (strumenti e canali).
- Strumenti utilizzati (gestionali, CRM, HR, email, ecc.)
- Modalità cartacea e/o elettronica
- Dove risiedono archivi e supporti (armadi, sale server, cloud, ecc.)
Esempio:
I dati personali sono trattati mediante software gestionali, posta elettronica aziendale e archivi cartacei
custoditi in armadi chiusi a chiave, presenti nella sede principale.
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Misure di sicurezza
Aiuta a valorizzare sicurezza e accountability con misure informatiche, fisiche e organizzative.
- Tecniche: antivirus, firewall, backup, MFA, cifratura (se presente)
- Fisiche: controllo accessi, serrature, allarmi, aree riservate
- Organizzative: policy interne, formazione, gestione credenziali, autorizzazioni
Esempio:
Antivirus, firewall, backup periodici, controllo accessi, policy interne e formazione del personale.
Risultato atteso
Una descrizione completa consente a Privacy Evo di generare automaticamente il progetto, ridurre i tempi di configurazione,
migliorare la coerenza documentale e supportare la conformità al Regolamento (UE) 2016/679.